בניית תכנית עבודה – מגיבוש החזון עד מימוש החלום – מירב שטרן

בניית תכנית עבודה – מגיבוש החזון עד מימוש החלום – מירב שטרן

מאת: מירב שטרן.

"לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהן להשחזת הגרזן." אברהם לינקולן

בניית תכנית עבודה – רקע כללי 

ההגדרה – מכאן הכל מתחיל

בסוף המאה ה-13, בספר קבלה קדום בשם "מערכת האלוהות", הופיע לראשונה הביטוי הידוע "סוף מעשה במחשבה תחילה".  ההבנה כי יש לחשוב ולתכנן מעשה עד סופו ורק אז לפעול, היא היא הרציונאל של בניית תכנית עבודה בימינו.  בדילוג של 300 שנים קדימה שובץ הביטוי ע"י ר' שלמה הלוי אלקבץ  בפיוטו "לכה דודי": "לִקְרַאת שַׁבָּת לְכוּ וְנֵלְכָה כִּי הִיא מְקוֹר הַבְּרָכָה, מֵרֹאשׁ מִקֶּדֶם נְסוּכָה סוֹף מַעֲשֶׂה בְּמַחֲשָׁבָה תְּחִלָּה". רוצה לומר, השבת אמנם נבראה בסוף מעשה הבריאה האלוהי, אך היא תוכננה כבר בראשיתו. חשיבה זו עומדת בבסיסה של תכנית העבודה בעידן העסקים של ימינו, ומן הראוי שהיא תנחה כל יזם ובעל עסק השואף להצלחה.

בניית תכנית עבודה מאפשרת את הגדרת היעדים וההישגים שהעסק, או ליתר דיוק, היזם העומד בראשו, הציב לעצמו. בהגדירה באופן ברור ועל פי סדרי עדיפויות, את היעדים והמשימות למימוש בטווח הקרוב – תכנית העבודה מכוונת וממקדת את הגשמת היעדים הללו הלכה למעשה.

ללא תכנית עבודה, העסק הוא שינהל אותנו וכל פעילותנו תתבסס על כיבוי שריפות. תכנית העבודה שמה את השליטה בעסק בידינו ומאפשרת לנו לנהל אותו.

תהליך בניית תכנית עבודה – תכנון, ביצוע ובקרה

בניית תכנית עבודה נעשית בשלושה שלבים:  תכנון, ביצוע ובקרה.

שלב התכנון מספק את התשתית לתכנית עבודה. רק לאחר בניית בסיס התכנון, דהיינו בניית תכנית עבודה מלאה ומקיפה, ניתן לעבור לשלב הביצוע, שיתנהל בהתאם לצעדים שהתוותה התכנית. שלב הבקרה הוא המאוחר ביותר בתהליך, דרכו ניתן לבחון אם התכנון אכן עמד במבחן המציאות בהקשר הביצועי, האם התכנית השיגה את יעדיה באופן חלקי או מלא, ו/או האם וכיצד ניתן לשפר.

 

היתרונות – תרומתה של תכנית העבודה למימוש ההצלחה

בניית תכנית עבודה מאפשרת ליזם או לבעל העסק:

  • לראות את התמונה המלאה – להבין את משמעויות העסק, מה נכלל בו, ולבצע קבלת החלטות.
  • להגדיר בצורה ברורה ועל פי סדר עדיפויות  –  מהם ההישגים והפעילויות שהעסק נדרש לממש בטווח זמן נתון.
  • להיות ממוקד ויעיל  בהשקעת המשאבים – להשקיע את המשאבים הנדרשים כגון  תקציב, זמן וכוח אדם, במקום ובזמן המתאימים לכך ביותר, על מנת להשיג את המטרות.
  • למדוד ולבקר – וכפועל יוצא מכך להסיק מסקנות, להפיק לקחים ולשפר!
  • לברוא יצירתיות והתחדשות – על ידי ניתוח התוצאות עד כה או מציאת פתרונות להשגת היעדים.

 

התכנים – למה מתייחסת תכנית העבודה

בתהליך בניית תכנית עבודה נתייחס לפרמטרים רבים בעסק, כגון: פרמטרים כלכליים -הגדלת רווחיות, הרחבת נתח שוק, פרמטרים איכותיים מדידים – הרחבת מעגל הלקוחות, שימור לקוחות קיימים, חיזוק הקשר עם הלקוחות, צמצום עלויות, שיפור שירות/מוצר קיים, הרחבת מגוון המוצרים/השירותים, השגת חוזים ארוכי טווח, יצירת מיזמים ושיתופי פעולה , יצירת ערך ללקוחות ועוד. כמובן שישנם גם תכנים ספציפיים, הנגזרים ממהותו ואופיו של כל עסק.

 

תכנית עבודה – שלבים ומבנה

 גיבוש החזון העסקי

בגיבוש החזון העסקי יש להתייחס ולתת מענה לשאלות:

  • מהו מצב שיא ההצלחה של העסק בטווח הרחוק –  חזון עסקי צריך לבטא את מצב פסגת ההצלחה, ללא פשרות וללא הצבת גבולות של "בלתי אפשרי".
  • מהו הייעוד של העסק ומהם הערכים עליהם הוא מושתת – הייעוד והערכים ישתקפו בכל צעד ופעילות שיתקיימו בעסק. נאמנות לייעוד ולערכים היא תנאי הכרחי לקיום העסק כפי שהוגדר מראש.

 

חזון עסקי צריך להתייחס לכלל האספקטים של העסק:  רווחיות, היקפים, תחומי עיסוק, כמות עובדים, שיתופי פעולה ועוד. חזון לא נבנה בהמשכים, הוא מגובש מראש, ורק תמונה מלאה של חזון תאפשר את מימושו המוצלח.

בעסקים קטנים, הכוללים את היזם בלבד או מקסימום 5 עובדים – חשוב שהחזון יתייחס גם לפן האישי, המשפיע ישירות על העשייה העסקית. התייחסות לפן אישי כוללת: מצב משפחתי, היקף שעות עבודה, מיקום גיאוגרפי ועוד.

 

 S W O T

התחרות בעולם העסקים והמציאות המשתנה מרגע לרגע, מחייבת כל עסק למשש את הדופק, לבחון את מקומו בשוק ולהתאים את עצמו למציאות בה הוא פועל במטרה  לייצר לעצמו יתרון מול מתחריו. בדיקה זו מתבצעת ע"י ניתוח ה-SWOT שיפורט להלן. ניתוח זה מאפשר ליזם או לבעל העסק לדעת מהם הערכים המוספים שהוא יכול לספק ללקוחותיו ומה מצבו ביחס לשאר המתחרים בתחומו. ה-SWOT מספק תמונת התייחסות כללית ומידע קריטי להצלחת העסק.
במסגרת ה-SWOT יבחן היזם/בעל העסק:

S  Strengths  – חוזקות העסק –  ייחודו, בידולו, הערכים המוספים שלו ויתרונותיו לעומת מתחרים אחרים בתחום.

W  Weaknesses – חולשות העסק –  נקודות התורפה שלו, חסרונותיו ביחס למתחרים, נקודות לשיפור ומציאת דרכים להעצמת העסק.

O  Opportunities   – הזדמנויות – ההזדמנויות בשוק, שכדאי לנצל או ליצור על מנת לקדם את העסק.

T  Threats – איומים – האיומים שעלולים לשנות את יחסי הכוחות בשוק.

 

ה- SWOT הוא ניתוח חשוב במסגרת תכנית עבודה, אך הוא דורש המשכיות. לנוכח הדינמיקה של עולם העסקים, מן הראוי לבצעו אחת לחצי שנה –שנה.

 

מטרות

עם גיבוש החזון העסקי נגזרות ממנו מטרות העסק. מטרה של עסק מאופיינת בדרך כלל בהצבת סטנדרטים של איכות. לדוגמה, עסק יכול להציב מטרה כמו "להיות העסק המוביל באזור השרון" או "להיות שם נרדף למקצועיות" וכו'.

מתוך החזון נבחרת המטרה הראשונה בחשיבותה, ומתמקדים קודם כל בה בבניית תכנית העבודה. בהמשך תיבנה תכנית עבודה לכל מטרה בפני עצמה, בהתאם לסדר העדיפויות. כך ניתן להקיף את הנושא מכל צדדיו, להתעמק בו ולמצות את כל האפשרויות על מנת להגיע לתוצאות האופטימאליות.

 

פירוק ליעדים

יעדים נגזרים מהמטרה. יעד חייב להיות מדיד, בעל לוח זמנים ברור ובעיקר – תוצאתי.

על מנת שמטרה תהפוך ליעד, יש לשאול: איך אוכיח שהשגתי את המטרה? או במילים אחרות – מהן התוצאות אשר תתקבלנה במציאות לנוכח השגת המטרה .

לצורך המחשה, אם המטרה היא "להיות העסק המוביל באזור השרון", הרי שהיעד יכול להיות: 80% מבתי האב באזור השרון ביצעו אצלנו רכישה לפחות פעם בחודש במשך השנה.

או – אם המטרה היא "להיות שם נרדף למקצועיות", ניתן לקבוע יעד כמו: בסקר שייערך בין לקוחות הענף בתום הרבעון הראשון של השנה, 75% מהלקוחות ידרגו את העסק במקום הראשון  בסעיף "מקצועיות".

גיבוש היעדים מקדם את היזם לשלב המעשי של תכנית העבודה. לאחר שהוא קבע יעדים, הגיע הזמן לקבוע על פיהם משימות לביצוע.

 

משימות לביצוע

שלב קביעת המשימות לביצוע נותן את האות לסיום שלבי ההסתכלות הכוללת וההגדרות. זהו שלב התכנון המעשי, אשר מוביל היישר אל הביצוע.

עבור כל יעד שהוצב, יש לקבוע בין 2 ל-5 משימות לביצוע, שתוצאותיהן יקדמו את השגת היעד בצורה המרבית.

בדומה ליעד, גם המשימה הינה תוצאתית, מדידה ובעלת לוחות זמנים ברורים.

 

לצורך המחשה, להשגת היעד – " 80% מבתי האב באזור השרון ביצעו אצלנו רכישה לפחות פעם בחודש במשך השנה", ניתן לקבוע את המשימות הבאות:

  • פרסום מבצע 1+1 במהלך חודש אפריל – הגדלת המכירות ב-20%.
  • גיוס איש מכירות לביצוע מכירה יזומה – תוספת של 200 עסקאות בחודש החל מחודש יוני.
  • הקמת מועדון לקוחות שיעניק הטבה מדי חודש – צירוף 500 לקוחות מדי חודש החל מחודש יוני.

 

בקביעת המשימות חשוב להגדיר פעילויות שוטפות שיש לבצע במהלך כל השנה, לצד משימות חד פעמיות או כאלה המיועדות לפרק זמן מסוים.

כל משימה צריכה להירשם ולהיכנס למעקב במסגרת טבלת מעקב ומדידה. לכל משימה אחראי ישיר ולפי  הצורך שותפים למשימה. לכל הלוקחים חלק במשימה ברור משמועתה בהשגת היעד, וברורים שלביה.  (ראו פירוט בהמשך).

 

משאבים

לרשות כל עסק עומדים משאבים אסטרטגיים ומשאבי תקציב.

  • משאבים אסטרטגיים  – משאבים אלה מאפשרים למנף את העסק ופעילותו בכל תחומי העסק:  קשרים אישיים שפותחים דלתות או מייצרים שיתופי פעולה, גימיקים או יתרונות של העסק, תקציבים כספיים, חשיפה שיווקית, הורדת עלויות ועוד.

במסגרת בניית תכנית עבודה יש למפות משאבים אלה ולמקם אותם כך שיביאו למיקסום התוצאות, למציאת אלטרנטיבות במידה ויש גורמים מעכבים, ולפתרון נקודות התורפה של העסק.

  • משאבי תקציב – משאבי התקציב מתייחסים באופן ישיר למשימות הנדרשות להשגת היעדים. יש להגדיר תקציב נדרש עבור כל משימה. כמו כן, חשוב להוסיף סעיף שונות, שיכלול לפחות 5% מהתקציב אשר ייועדו להוצאות חריגות ולא מתוכננות.

 

טבלת מעקב ומדידה

תכנית עבודה צריכה לכלול רישום מסודר ומדויק של כל הפעולות המתבצעות. רישום זה הוא כלי חשוב המשרת את בעל העסק בשלב הבקרה על תכנית העבודה. הרישום יכול להתבצע בכל דרך שנוחה לבעל העסק, וכיום קיימות אפשרויות רבות ומגוונות, החל מיומן, טבלאות אקסל, אאוטלוק, ועד ליומנים סלולריים.

מצ"ב דוגמת טבלה להמחשה:

מסד משימה דרכי ביצוע שותפים לתהליך גורם אחראי לוח זמנים תפוקות מצופות משאבים נדרשים כלי מדידה והערכה תפוקות בפועל
1 הקמת מועדון לקוחות 1.רכישת פלטפורמה אינטרנטית
2.רכישת מאגר לקוחות
3.שליחת חומר פרסומי בדואר
4. שליחת חומר פרסומי במייל
1.חברת X- בעלת פלטפורמה
2.חברת d&B
3.חברת דיוור
4. חברת Y- בעלת פלטפורמה
מירב – בעלת העסק 1.עד 15.2
2.עד 15.2
3.סבב ראשון ב 1.6, סבב שני ב 10.6
4.ב 1.6
הצטרפות 500 לקוחות חדשים בחודש 1.עלות חודשית- 200 ₪
2.עלות חד פעמית- 4500 ₪
3.עלות חד פעמית- 1800 ₪
4.רכישה רבעונית- 2300 ש"ח
1.דו"ח לקוחות חדשים 2.סקר לקוחות

 

כל פעולה שתירשם תיבחן בהתאם לתפוקות שלה בפועל. אם התפוקות נופלות מאלו המצופות  – על בעל העסק לבחון בצורה מעמיקה את התהליך ודרך ביצועו, להפיק לקחים, לבדוק מה אפשר היה לבצע כדי להשיג את התפוקות הרצויות, ולתכנן בהתאם לכך את המשימה הבאה.

 

לסיכום, בניית תכנית עבודה היא הבסיס לעשייה, המוקד ממנו יוצאים לביצוע משימות ואליו ניתן לחזור כדי לתכנן אסטרטגיות חדשות. הרעיון הוא לפעול בצורה מתוכננת, מסודרת, מובנית וידועה מראש, ולא להשאיר מקום לחוסר בהירות. זכרו, בעסקים אין ניסים, אך עם תכנית עבודה אפשר לעשות נפלאות.

בהצלחה!

מירב שטרן – יועצת עסקית, מנכ"לית שותפה ובעלים של ארגון נטוורקינג קישורי אמהות